Dans la gestion des contrats d'assurance, il est indispensable de veiller à ce que toutes les pièces justificatives soient complètes pour assurer la finalisation des dossiers. Avec ASSUR3D, vous avez la possibilité de définir les documents requis selon le type de risque assuré, garantissant ainsi un suivi rigoureux.


Cette fonctionnalité vous permet non seulement de vérifier la complétude des pièces, mais également de relancer les clients ou les prospects en cas de documents manquants.


1. Définir les pièces attendues par risque

  • Cliquez sur le module Administration dans le panel de gauche, puis, dans la rubrique Conseil/vente, cliquez sur Pièces attendues.



Sur le panneau de gauche, vous trouverez la liste de tous les types de contrats disponibles dans votre catalogue :  


  • Sélectionnez le type de contrat (risque) pour lequel vous souhaitez définir des pièces attendues.



  • Cliquez ensuite sur Ajouter une pièce. Un champ Nouvelle pièce apparaîtra à l'écran.
  • Saisissez le nom du document ou de la pièce attendue spécifique à ce type de contrat.


  • Validez votre choix en cliquant sur Ajouter.
  • Répétez le processus pour définir les pièces attendues pour ce type de contrat et d'autres, si nécessaire. Chaque type de contrat peut avoir ses propres exigences documentaires.


2. Le suivi en temps réel

– Le parcours de vente


Une fois la configuration terminée, lors de la création d'une proposition pour un type de contrat avec des pièces attendues, un panel de suivi des documents vous accompagnera tout au long du processus de la vente.


Vous pouvez classer les documents recueillis directement sur la fenêtre d'indexation des documents.


  • Pour ajouter une pièce collectée, faites glisser le document dans l'encart dédié ou sélectionnez-le depuis votre poste de travail en cliquant sur l'encart.




  • Les pièces collectées sont automatiquement associées au contrat une fois le devis converti.


– Le suivi des ventes en cours


Sur chaque étape de votre processus de vente, une icône de suivi des documents avec le nombre des pièces à collecter s'affichera sur la carte de la proposition.

  • Cliquez sur l'icône document pour visualiser les documents obtenus et pour savoir ce qui reste à compléter.



Pour ajouter une pièce collectée :

  • Faites glisser le document dans l'encart dédié ou sélectionnez-le depuis votre poste de travail en cliquant sur l'encart.
  • Cliquer sur le bouton Ajouter document.


– Les devis convertis en attente de pièces


Après la conversion d'une proposition, vous continuez à visualiser les devis convertis (les contrats) avec des pièces manquantes.


Cette vue consolidée vous permet de réaliser un audit complet de votre portefeuille et de vous notifier des contrats convertis nécessitant des documents obligatoires manquants dans votre système de gestion.


En cliquant sur l'icône de suivi des documents, vous pouvez visualiser en un coup d'œil quels documents ont été obtenus et archivés et ceux qui restent à obtenir ou à archiver. 





– La relance des pièces manquantes


Pour assurer la complétude des dossiers, la relance des pièces manquantes est une étape cruciale. Utilisez la fonction de relance dédiée pour informer rapidement vos clients des documents requis :

  • À droite de la carte, cliquez sur l'icône d'e-mail pour ouvrir l'interface d'envoi de messages. 



Le message de relance est prérempli avec les informations pertinentes, comme les coordonnées du client, les informations du contrat et la demande de pièces manquantes.


Certains documents peuvent ne pas être obligatoires selon le profil du client, ce qui vous permet d'archiver le contrat même s'ils ne sont pas fournis.