Centre d'aide

Un contrat est nécessairement rattaché à un client. Avant d'ajouter votre contrat dans ASSUR3D, assurez-vous d'abord que le client en question a préalablement été ajouté dans l'application.

Vous disposez alors de deux moyens pour créer votre contrat : 

• soit en convertissant le devis déjà élaboré pour votre client,
• soit en lui créant directement un contrat via le bouton d'actions rapides ou le bouton "Nouveau contrat" situé sur la fiche client. 

1. L'ajout depuis le bouton d'actions rapides

Vous pouvez accéder au bouton d'actions rapides de n'importe où dans ASSUR3D. Il est placé en permanence dans la barre du haut d'écran.

• Cliquez sur Actions rapides, une liste d'options se déroule
• Sélectionnez Contrat

En cliquant, un panel s'ouvre sur la droite de votre écran : c'est le panel d'ajout contrat.

2. Le Panel "Ajouter un contrat"

Afin de faciliter le remplissage des informations liées au contrat, le panel d'ajout a été divisé en plusieurs rubriques thématiques pour vous permettre d'ajouter rapidement un contrat. 

• Renseignez les différentes rubriques du formulaire
• Cliquez sur Enregistrer pour ajouter votre contrat

a. Souscripteur

Cette rubrique est dédiée à votre client souscripteur. Pour l'indiquer :

• Tapez les 3 premières lettres du nom ou du prénom de votre client dans le champ Nom du client (champ obligatoire)
• Sélectionnez le client souhaité dans la liste déroulante.

Le client est alors sélectionné, la rubrique Souscripteur se ferme et la suivante s'ouvre automatiquement. Pour rappel, le nom du client est alors affiché en vert.

b. Police

Dès que le client est sélectionné, la rubrique Police s'ouvre. Celle-ci regroupe les informations d'identification liées au contrat et est composée :

• D'un champ de saisie Numéro de police, à compléter par le numéro de police de votre contrat
• Un champ pour renseigner le Risque, la Compagnie d'assurance ou le Courtier grossiste là où le contrat est placé et le Produit ou la formule correspondante à ce contrat (le nom commercial du produit) 

Les champs Police, risque et compagnie sont obligatoires ! Un message d'alerte  "Veuillez vérifier les champs " reste affiché si une information n'est pas complétée.

• Cliquez dans le champ Risque. Une liste déroulante vous affiche alors la liste des risques sur lesquels vous travaillez. Vous pouvez également taper les premières lettres du risque souhaité pour le faire apparaitre.
• Sélectionnez le risque en question

• Cliquez dans le champ Compagnie. Une liste déroulante vous affiche toutes les compagnies d'assurance auprès desquelles vous couvrez ce risque. Vous pouvez également taper les premières lettres de la compagnie souhaitée pour la faire apparaitre 
• Sélectionnez la compagnie la ou votre contrat est placé.

• Cliquez dans le champ Produit. Une liste déroulante vous affiche l'ensemble des formules que vous avez ajoutées dans votre catalogue pour la compagnie d'assurance sélectionnée.
• Sélectionnez la formule de votre choix

c. Période

Cette rubrique est automatiquement préremplie avec des valeurs par défaut, vous pouvez évidemment les changer à votre convenance. 

Dès que vous avez adapté les dates et périodicités, la période s'affiche en vert pour rappel.

d. Prime

La rubrique prime vous permet de renseigner la prime HT, taxe, prime TTC et commission  liée à votre contrat.

Afin de compléter les informations :

• Saisissez le montant de la Prime TTC. Ce champ est la somme des deux champs : Prime HT et Taxe 
• Le champ Prime HT, précalculé, va reprendre automatiquement la valeur saisie dans Prime TTC. Vous pouvez alors soit :
  • saisir le montant de la Prime HT, le montant dans Taxe sera alors automatiquement calculé par différence
  • saisir le montant de la Taxe, le montant dans Prime HT sera alors automatiquement ajusté

• Remplissez la partie Commission HT (calculée en % de la prime HT) en renseignant le champ Taux de commission ou bien le champ Montant de la commission. Ces deux champs étant liés, la saisie d'une valeur dans l'un entrainera un calcul automatique dans l'autre.
• Renseignez le champ Fractionnement en fonction des modalités conclues avec votre client.

Dès que la Prime TTC est renseignée, le montant est alors affiché en vert pour rappel.

e. Encaissement

La rubrique encaissement vous permet de gérer les différents scénarios d'encaissement, si vous avez des frais de gestion a encaissé, un comptant de prime ou toutes les échéances activer la rubrique encaissement.  

Les frais de gestion :

Si pour le contrat en cours de création, vous avez des frais de gestion a encaissé, vous pouvez remplir le champ "Frais de gestion"

• Saisissez le montant des frais associé à ce contrat 
• Une échéance avec le montant relatif a vos frais sera automatiquement créé pour ce client 

Dès que les frais sont renseignés, le montant à encaisser est alors affiché en vert pour rappel.

Encaissement d'un comptant  :

Si pour le contrat en cours de création, vous encaissez un comptant : 

• Choisissez dans le champ prime, "J'encaisse un comptant"

• Par défaut, le montant du comptant est le total de la prime, modifiez-le en fonction du montant à encaisser.

• Une échéance avec le montant relatif au comptant est automatiquement créée pour ce client

Le montant total à encaisser est alors affiché en vert pour rappel.

• Si vous avez des frais de gestion pour ce contrat, le montant total est la somme du comptant et des frais de gestion associés

Encaissement de toutes les échéances :

Si pour le contrat en cours de création, vous encaissez toutes les échéances : 

• Choisissez dans le champ prime, "J'encaisse les échéances "

• Par défaut, la commission est en "non déduite" si ce n'est pas le cas, modifiez votre mode de rémunération en commission déduite 

• Un échéancier est automatiquement créé en fonction du fractionnement de la prime 
• Si vous avez des frais de gestion associés à ce contrat, la première échéance inclura vos frais de gestion 

 Le montant total à encaisser est alors affiché en vert pour rappel.

• Si vous avez des frais de gestion pour ce contrat, le montant total est la somme de la prime et des frais de gestion associés

f. Apporteurs

La rubrique apporteurs vous permet de référencer l'apporteur de ce contrat et de renseigner sa commission en fonction des modalités que vous avez conclues ensemble,  

• Activez la rubrique "Apporteurs" 
• Tapez-les les premières lettres du nom de votre apporteur
• Sélectionnez l'apporteur en question

• Si vos modalités de commissionnement apporteurs ont été paramétrés lors de l'ajout de vos apporteurs, le montant de la commission sera calculé automatique 
• Vous pouvez également saisir manuellement la commission de votre apporteur pour ce contrat.
  

g. Documents

Cette rubrique vous permet de joindre un ou plusieurs documents à votre contrat. Ceux-ci seront enregistrés dans votre GED et pourront être consultés depuis la fiche contrat.

Afin d'ajouter des documents :

• Activez d'abord le curseur grisé situé à droite pour ouvrir la rubrique

• Cliquez sur la zone de dépôt pour ouvrir votre explorateur, sélectionnez votre document puis cliquez sur ouvrir, votre document apparaîtra en bas.
• Dans la liste déroulante Type de document, sélectionnez le type du document en question. Ceci n'est pas obligatoire.

Le nom du document est éditable, vous pouvez directement cliquer dessus pour renommer votre document puis cliquer ailleurs ou appuyer sur votre touche Entrée pour valider le nouveau nom.

Vous disposez aussi de deux boutons qui vous permettent de visualiser votre document (icône œil) ou de le supprimer (icône corbeille).

Une fois que vous avez terminé de renseigner l'ensemble des rubriques du panel d'ajout, cliquez sur Enregistrer. Votre contrat est créé, et vous retrouvez tous les éléments que vous avez renseignés sur votre fiche contrat,