Centre d'aide

A3DN a conçu pour vous une fiche client 360° qui vous permet d'avoir une vision complète de la situation de votre client. 

Cette fiche est organisée autour de trois sections :

• une section relative aux "Informations client"
• une section "Mémo"
• une section regroupant l'ensemble des objets liés aux clients, à savoir, ses contrats, ses documents ainsi que l'historique des échanges avec lui

Plus besoin de naviguer entre différents outils ou interfaces, tout ce dont vous avez besoin est centralisé en un seul endroit.

1. Les informations client  

Les informations liées à la connaissance client sont présentées dans la section située à gauche de la fiche. 

Elles sont regroupées par nature d'information afin de faciliter la lecture.

a. Les "Informations générales" ou de contact

Celles-ci sont sont affichées sur la première carte de la fiche. Elles regroupent :

• Le prénom et le nom du client
• Ses différents numéros de téléphone
• Ses différentes adresses email 
• Son adresse postale 

b. Les "Informations de gestion"

Cette rubrique présente les informations pouvant être utiles pour le gestionnaire, à savoir :

• La Date de création de la fiche client qui est automatiquement enregistrée au moment de la création du client
• Le nom du Gestionnaire qui est responsable ou en charge du dossier
• L'Origine ou la source de provenance du client : salon de courtage, via apporteur, prescription, etc.
• Une zone Commentaire pour ajouter d'éventuelles précisions non apportées par les autres champs ou rubriques.

c. Les "Informations personnelles"

Cette rubrique permet d'enregistrer des informations assez détaillées sur le client, dont certaines s'avèrent utiles, voire indispensables, pour l'élaboration d'un devis ou un contrat. Celles-ci portent sur:

• La Civilité (Monsieur, Madame,...)
• La Situation familiale (Marié(e), Célibataire, Pacsé(e),...)
• Le Genre (Homme, Femme)
• La Date de naissance,
• La Profession
• Le Code PCS
• Le Numéro de sécurité sociale
• Et le Régime de sécurité sociale.

d. Les "Informations famille" 

Cette rubrique permet d'ajouter éventuellement des informations sur les membres de la famille d'un client (exemple : le conjoint ou les enfants bénéficiaires de l'assurance du parent assuré). Pour les membres listés, elle détaille :

• Le Prénom et le Nom 
• Le Lien de parenté avec l'assuré, 
• Les Date et Lieu de naissance
• Le Numéro de sécurité sociale
• Une indication sur la présence ou non d'un Rattachement à la sécurité sociale de l'assuré

e. Les "Informations bancaires"

Cette rubrique permet d'enregistrer les coordonnées bancaires (IBAN et BIC) correspondants au compte bancaire du client afin de les utiliser, dans une étape ultérieure, dans l'édition d'un mandat SEPA, puis pour mettre en place un mode de prélèvement automatique.

2. Le Mémo : Organisation et aide à la gestion

L'assistant d'aide à l'organisation ou Mémo client se situe dans la zone centrale de votre fiche client. Il est composé d'un gestionnaire de Notes, de Tâches et d'Evènements (ou agenda).

a. Les Notes

Cette rubrique vous permet de renseigner toutes sortes de notes concernant votre client et de garder ces informations datées et historisées. 

Qu'il s'agisse d'un besoin client, d'une note laissée à un collaborateur au sujet d'un dossier client, d'un détail important concernant ce client, d'une mise à jour, etc. tout est important quand il s'agit d'améliorer sa connaissance client pour une meilleure prise en charge .

b. Les Tâches

La rubrique Tâches a été conçue dans le but de vous aider à améliorer l'efficacité de traitement des dossiers clients et donc d'optimiser la prise en charge de vos clients. 

Elle vous permet de définir des tâches spécifiques, de les assigner à un responsable (vous même ou l'un de vos collaborateurs) et de fixer une date limite de traitement. 

Un code couleur vous alerte sur l'urgence de traitement d'une tâche : bleu pour les tâches encore "dans les temps", jaune pour alerter sur les tâches dont la date limite est très proche, et rouge pour souligner les tâches dont la date de traitement a été dépassée. 

c. Les Evènements

Cette rubrique correspond à un petit agenda contextuel, c'est à dire, un agenda lié au contexte client. En effet, tous les évènements que vous ajouterez à ce niveau là (appels, rendez-vous, déjeuner,...) seront automatiquement liés au client en question. Ainsi, lorsque vous consulterez l'Agenda global situé au niveau de l'accueil (tableau de bord), vous verrez apparaitre l'ensemble de vos évènements, chacun mentionnant le nom du client concerné.

3. Contrats, Documents et Echanges

Cette section située dans la partie droite de la fiche, est dédiée à l'ensemble des "objets" qui sont liés à votre client et nécessaire à la gestion, au suivi et au traitement de son dossier. Elle englobe, ses documents justificatifs et contractuels, ses devis et contrats ainsi que l'ensemble des échanges eus avec lui (tickets).

a. Les Contrats

Cet onglet liste l'ensemble des contrats du client en donnant des indications sur leurs statuts ou sur les actions à effectuer.

En effet :

• Un contrat grisé est un contrat résilié
• Un contrat portant une mention "Non renouvelé" (en rouge) est un contrat dont la date d'échéance est dépassée sans qu'il ait été renouvelé (ou résilié)
• Un contrat portant une mention "A renouveler" (en jaune) est un contrat dont la date d'échéance est proche et qui doit être traité (envoi d'avis d'échéance, renouvellement, résiliation, etc.)
• Un contrat portant une icône ticket est un contrat sur lequel un ticket (échange ou demande client) a été classé mais qui n'a pas encore été fermé (résolu ou traité).
• Un contrat portant une icône sinistre est un contrat sur lequel il y a un sinistre en cours (non encore clôturé)

b.  Les Documents

L'onglet Documents regroupe l'ensemble des pièces ou documents collectés pour ce client là. En effet, il s'agit de la GED relative à votre client, et qui liste l'ensemble des documents indexés sur sa fiche en mentionnant leur type (Carte grise, Facture, Avis de renouvellement, Devis, Pièce justificative).

c. Les Tickets

L'onglet Tickets regroupe l'ensemble des échanges avec votre client. Ceux-ci y sont listés et historisés. 

Ainsi vous pouvez, pour chaque client, visualiser en un coup d'œil s'il a des demandes non traitées (Statut: Ouvert) ou en cours de traitement (Statut : En attente) et veiller à les traiter afin d'avoir une gestion à jour et de répondre aux exigences réglementaires.

Pour informations les tickets déjà traités et donc "fermés" apparaissent en grisé dans cette liste.