Conformément à la réglementation relative à la minimisation de la conservation des données dans le cadre du RGPD, il est impératif de purger régulièrement votre base de données pour ne pas conserver d'informations au-delà des délais légaux. Le RGPD stipule que les données personnelles doivent être conservées uniquement pour la durée nécessaire à leur traitement, après quoi elles doivent être supprimées ou anonymisées.
Exemples de délais de conservation des données :
- en l’absence de conclusion du contrat d’assurance, dans le cadre de la gestion de la prospection, le responsable de traitement ne peut conserver les données du prospect au-delà de 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.
- Pour les données pouvant permettre la constatation, la défense ou l’exercice de droit en justice, elles peuvent être conservées pendant une durée maximale de 5 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect (cela en application du délai de prescription de droit commun).
La conformité avec ASSUR3D
ASSUR3D facilite votre conformité au RGPD en fournissant une liste actualisée des clients à supprimer. Cette liste est automatiquement générée en fonction des informations disponibles, telles que les dates de création des dossiers, les contrats résiliés, ainsi que les clients ou prospects sans activité récente.
Consulter la liste des clients à supprimer
Pour accéder à cette liste :
Accédez au module Clients/Prospects : depuis le menu latéral, accédez au module Clients/Prospects.
Cliquez sur la vue clients à supprimer : cette vue vous permet d'accéder directement à la liste des clients et prospects identifiés comme inactifs ou obsolètes.
Important :
ASSUR3D ne procède à aucune purge automatique de vos données. Le logiciel vous notifie simplement des clients et prospects obsolètes à supprimer. C'est à vous de vérifier si vous disposez des informations à jour concernant les clients ou prospects dans cette liste et de procéder à leur suppression si nécessaire.
Procédure de suppression
Pour supprimer les clients inactifs :
Sélectionnez les clients à supprimer : Vous pouvez choisir de supprimer tous les clients ou seulement certains d'entre eux.
Confirmez la suppression : Une fois sélectionnés, confirmez la suppression pour que les données correspondantes soient définitivement effacées de votre base de données.