Dans ASSUR3D, chaque document (mandat, avenant, attestation, etc.) est classé selon un type de document. Personnaliser cette liste vous permet d’adapter l’outil à vos pratiques internes et de gagner en clarté dans la gestion documentaire, grâce à une liste déroulante exhaustive utilisée lors de l’ajout ou la modification de documents.
Cela permet notamment de :
Classer les documents avec des noms pertinents,
Filtrer les pièces dans un dossier client,
Organiser plus facilement les documents selon vos besoins.
La liste affiche plusieurs colonnes utiles :
Description : le nom du type de document.
Nombre d’utilisations : combien de fois ce type a été utilisé dans l'ensemble de votre base.
Utilisé dans le paramétrage : indique si ce type de document est lié à un paramétrage spécifique, par exemple dans les pièces attendues pour un devis auto ou un sinistre.
Lire aussi : [Définir les documents requis par type de contrat]
Ajouter un type de document
Cliquez sur l’icône “Administration” (engrenage) dans la barre latérale gauche.
Dans la section "Gestion documentaire", cliquez sur Types de documents.
- Appuyez sur le bouton Ajouter un type de document en haut à droite.
- Renseignez le nom du nouveau type (ex : "Justificatif de domicile") puis cliquez sur Enregistrer.
Renommer un type de document
- Dans la liste, repérez la ligne du type à modifier.
- Cliquez sur les trois points à droite de la ligne, puis sur Renommer.
- Saisissez le nouveau nom, puis validez.
Supprimer un type de document
Certains types système ne peuvent pas être supprimés, car ils sont nécessaires au bon fonctionnement du logiciel. En revanche, vous pouvez les renommer pour les adapter à votre usage.
Repérez le type à supprimer.
Cliquez sur les trois points à droite, puis sur Supprimer.
Si le type est utilisé dans d'autres objets (documents liés, sinistres, etc.), ASSUR3D vous demandera de sélectionner un type de remplacement avant de valider la suppression. Cela garantit que les documents existants ne perdent pas leur classification.
La personnalisation des types de documents vous aide à garder une base documentaire claire, structurée et conforme à vos usages. Prenez le temps de nommer vos types de façon explicite pour faciliter votre travail.