L’assignation permet de désigner clairement qui est responsable du traitement d’un ticket. C’est une fonctionnalité essentielle pour une gestion des e-mails efficace, surtout lorsqu’il s’agit de boîtes e-mail partagées.
Cela permet de :
Répartir les tâches entre collaborateurs
Éviter les doublons ou les oublis
Filtrer facilement les tickets à traiter par chacun
Comment assigner un ticket ?
1. En individuel (ticket par ticket)
Depuis la liste des tickets, localisez le ticket à assigner
Cliquez sur le champ "Non assigné" (ou le nom du responsable s’il y en a un)
Sélectionnez le collaborateur à qui le ticket doit être attribué
2. En masse
Cochez plusieurs tickets dans la liste
Une barre d’action s’affiche en haut
Cliquez sur le bouton "Assigner"
Sélectionnez le collaborateur concerné
Important : si le ticket est reçu via une adresse e-mail confidentielle (non partagée), il sera automatiquement en statut Restreint. Dans ce cas :
Cliquez sur le bouton "Restreint" et changez-le en "Public"
Ensuite seulement, vous pourrez l’assigner à un autre collaborateur
Utilisation des filtres
Une fois les tickets assignés, chaque utilisateur peut filtrer la liste pour ne voir que les tickets qui lui sont assignés.
Assigner un ticket permet d’organiser clairement la gestion des e-mails dans une équipe. Chaque collaborateur sait ce qu’il doit traiter, et vous gagnez en clarté et en réactivité.
N'oubliez pas d'utiliser les filtres pour accélérer votre tri et retrouver vos tickets assignés en un clic.