Lorsque vous ajoutez une nouvelle fiche, qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise, celle-ci est initialement considérée comme un prospect. Ce prospect devient automatiquement un client dès qu'un contrat est enregistré à son nom. De même, un devis transformé en contrat convertit automatiquement le prospect en client.
Si vous disposez déjà d'un fichier clients et/ou prospects, vous pouvez l'importer en un bloc via la fonction Importer des clients.
Ajouter un client/prospect particulier à partir d'une pièce d'identité
- Cliquez sur le bouton des Actions rapides placé en permanence dans la barre du haut d'écran.
- Dans la liste déroulante qui s'affiche, choisissez Client/Prospect Particulier.
La première option pour ajouter un client particulier consiste à utiliser l'OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) d'une pièce d'identité. L'OCR permet de scanner automatiquement les informations contenues dans des documents tels qu'une carte d'identité, un passeport ou un permis de conduire.
- Faites glisser la pièce d'identité de votre contact dans le champ dédié à l'OCR. Celui-ci va automatiquement extraire les informations essentielles et remplir les champs correspondants, tels que le nom, le prénom, la date de naissance, et la commune de naissance, l'adresse.
Important : le système OCR lit et retranscrit automatiquement les informations présentes sur le document. Cependant, il est important de vérifier que les informations capturées sont à jour. Si vous constatez que les informations de la pièce d'identité sont obsolètes, vous devrez corriger manuellement les champs concernés pour assurer que les données de la fiche client sont exactes et à jour.
- Complétez la fiche client avec des informations de contacts, telles que les numéros de contacts et l'adresse e-mail.
Si votre client dispose de plusieurs adresses e-mails, cliquez sur le bouton Ajouter e-mail pour renseigner une deuxième adresse.
Consulter une fiche client/prospect
La création d'une fiche ne permet pas son ouverture automatique. Pour consulter la fiche nouvellement créée.
- Saisissez dans la barre de recherche des critères tels que le nom, le prénom, la date de naissance, le numéro de téléphone ou l'adresse e-mail.
Conformité courtier
Le processus de reconnaissance optique des caractères a été conçue pour répondre aux lignes directrice ACPR relatives à l'identification et la vérification de l’identité du client.
- L’identification repose sur une base déclarative et s’entend du recueil des éléments d’identité précisés à l’article R. 561-5 : "Lorsque le client est une personne physique, par le recueil de ses noms et prénoms, ainsi que de ses date et lieu de naissance ;".
- La vérification de l’identité d’un client repose, conformément au 2° du I de l’article L. 561-5, sur la « présentation de tout document écrit à caractère probant » avant l’établissement de la relation d’affaires.
ASSUR3D inclut une section dédiée à la conformité sur les fiches clients. Si vous omettez de saisir ou de collecter certains éléments obligatoires concernant l'identité du client, vous serez immédiatement notifié sur la fiche concernée.
Vous pourrez alors compléter les informations manquantes en cliquant sur l'icône stylet.