Vous pouvez importer votre fichier contrats vers a3Dn à partir d'un simple fichier Excel.

Préalables

Préalable 1 : Chaque contrat que vous allez importer devra être associé à un partenaire (compagnie ou courtier grossiste).

Il est donc essentiel de référencer vos partenaires avant de procéder à l'import de vos contrats.

Listez donc vos partenaires et ajoutez-les un-à-un dans a3dn depuis le module Compagnies.

Préalable 2 : Chaque contrat doit être associé à un client. Pour pouvoir importer vos contrats, il vous faut disposer de l'identifiant du client. Cet identifiant peut être :

  • soit celui que vous avez indiqué lors de l'import du fichier client
  • ou bien l'identifiant attribué par a3dn lors de la création de la fiche client (qu'il s'agisse d'une création par import ou par ajout via l'interface)

NB : pour obtenir les identifiants "système" de vos clients, il suffit de télécharger votre portefeuille depuis votre espace admin. Vous y trouverez tous vos clients avec leur identifiant.

Préparation du fichier d'origine

Créez un nouveau fichier Excel et copiez-y la liste plate de vos contrats.

La première ligne du tableau (en-tête) devra comporter les champs suivants : Id contrat, Numéro de police, Id client, Risque, Compagnie, Formule, Date de création, Date d'effet , Date d'échéance, Périodicité, Fractionnement, Prime TTC, Prime HT, Commission, FDG. Vous pouvez partir du fichier 'Modèle d'import contrats.xlsx' attaché à cet article.


Les champs doivent être alimentés en respectant les spécifications suivantes :

  • Identifiant contrat (*) : doit contenir un identifiant unique au contrat. Si vous n'en avez pas, il suffira d'indiquer une suite de nombre (1, 2, 3, etc.). 
  • Numéro de police (*) : doit contenir un numéro (ou texte) unique.
  • Identifiant client (*) : doit contenir l'identifiant du client tel qu'indiqué lors de l'import du fichier clients.
  • Risque (*) : doit contenir l'un des risques suivants : 2roues, Auto, Bateau, Bris, Camion, Chantier, Conseil, Culture, Engin, Epargne, Flotte, GAV, HNR, IDVA, MRH, MRP, MT, PJ, PNO, Prêt, Prév, RCE, RCP, Santé, Scolaire.
  • Compagnie (*) : doit contenir l'identifiant unique de la compagnie. Celui-ci se trouve dans l'url de la fiche compagnie. Exemple : https://a3dn.com/a/insurers/a0f343bb-360a-4619-8ef6-0dd636334c8b
  • Formule : cette information n'est pas obligatoire. Si elle est indiquée, elle doit correspondre à l'identifiant unique du produit. Celui-ci se trouve dans l'url de la fiche produit. Exemple : https://a3dn.com/a/products/b7cbda5c-98da-41a6-b5c6-6d4769efa983

NB : s'il est indiqué, le produit doit être référencé auprès de la compagnie du contrat en question.

  • Date de création (*)  : doit contenir la date de création du contrat au format JJ/MM/AAAA
  • Date d'effet (*)  : doit contenir la date du dernier avenant au format JJ/MM/AAAA. Exemple : pour un contrat créé le 24/6/2019 ayant une date d'échéance au 31/12/2019 et renouvelé l'année NNNN, la date d'effet devra être 1/1/NNNN
  • Date d'échéance (*) : doit contenir la date du dernier avenant au format JJ/MM/AAAA et doit être supérieure à la date d'effet du contrat. Exemple : pour un contrat créé le 24/6/2019 ayant une date d'échéance au 31/12/2019 et renouvelé l'année NNNN, la date d'échéance devra être 31/12/NNNN
  • Périodicité (*)  : doit contenir l'une des valeurs suivantes : NonGeree, Trimestriel,  Semestriel , Annuelle, Decennale.
  • Fractionnement (*) : devra contenir l'une des valeurs suivantes : NonGeree, Mensuel, Trimestriel, Semestriel, Annuel
  • Prime TTC (*) : doit contenir le montant de la prime TTC relative au dernier avenant.
  • Prime HT (*) : doit contenir le montant de la prime HT relative au dernier avenant, lequel devra être inférieur à la prime TTC.
  • Commission (*) : doit contenir le montant de votre commission relative au dernier avenant.
  • Frais de gestion (*) : doit contenir le montant de vos frais de gestion relatifs au dernier avenant. Indiquez 0 si vous n'avez aucun frais.

Une fois votre fichier finalisé, enregistrez-le au format xlsx et passez à l'étape suivante.


Import du fichier

  • Depuis le module admin, cliquez sur le bouton  'Importer des contrats' de la section Compte.
  • L'interface d'import s'affichera à l'écran.
  • La première étape consiste à importer le fichier. Cliquez sur la fenêtre de téléchargement et sélectionnez le fichier à importer (ou bien faites glisser le fichier directement dans la fenêtre de téléchargement).
  • Cliquez sur le bouton Suivant. Une nouvelle fenêtre apparaît alors. Elle vous demande d'indiquer la correspondance entre les champs a3dn et les valeurs de l'entête de votre fichier d'origine.
  • Pour chaque champ de votre fichier d'import, sélectionnez le champ a3dn correspondant

Cliquez ensuite sur Traiter. Après analyse du fichier, a3dn procède à l'une des trois actions suivants : 

  • Si le fichier d'import est conforme aux spécifications, l'import se déroulera avec succès et vous n'avez plus rien à faire.
  • Si le fichier comporter des erreurs de saisie, a3dn affiche lesdites erreurs dans une nouvelle fenêtre. Vous devez alors les traiter en apportant les corrections dans le fichier d'import puis renouveler l'opération.
  • Si l'erreur est due à une correspondance erronée entre votre fichier et les champs de l'application a3Dn, cliquez sur Précédent et modifiez votre sélection avant de cliquer de nouveau sur Importer.